Email vs Memo – 7 Pertanyaan untuk Ditanyakan Sebelum Memilih

[ad_1]

Lanskap bisnis modern sangat beragam dan bergerak dengan kecepatan yang sangat cepat. Saat Anda perlu mengirim pesan ke tim atau perusahaan Anda secara keseluruhan, Anda mungkin tergoda untuk mengirim email, tekan kirim semua, lalu hubungi mereka setiap hari. Tetapi apakah email adalah bentuk pesan Anda yang paling efektif? Jawab dulu tujuh pertanyaan berikut, baru kamu bisa menjawab pertanyaan ini.

# 1 Seberapa cepat Anda perlu merespons?

Jika Anda mencari jawaban instan untuk pertanyaan yang relatif sederhana, email adalah media terbaik. Mereka yang memiliki jawaban di ujung jari mereka kemungkinan besar akan merespons. Mereka yang mengabaikan email mereka tidak akan menjawab dengan cara apapun.

# 2 Apa warisannya?

Jika Anda mengirim pembaruan, pengingat, atau check-in, email adalah cara yang tepat. Jika Anda membagikan detail presentasi, laporan, risalah rapat, perubahan kebijakan, atau pedoman yang mungkin perlu dilihat kembali oleh audiens Anda, email bukanlah pilihan terbaik. Banyak orang membaca email mereka dan kemudian langsung menghapusnya, jadi selalu gunakan media untuk hal-hal yang perlu terus berjalan.

# 3 Apa konsekuensinya?

Jika pesan yang harus Anda sampaikan mencakup perubahan dan konsekuensi serius, sebaiknya lebih formal. Dengan memo, Anda memiliki format tertentu, termasuk kop surat perusahaan, tanggal, daftar penerima, dan tanggal edit.

#4 Apakah itu termasuk grafik/visual?

Email bisa menjadi sedikit rumit ketika ada diagram, grafik, atau bahkan poin-poin saja. Jam yang Anda habiskan untuk format email yang sempurna mungkin terbuang sia-sia ketika pembaca Anda berada di platform yang berbeda. Di luar gedung, kemungkinan kecil bahwa setiap penerima akan menggunakan browser web yang sama, apalagi program email yang sama. Sejumlah besar alamat email hanya diteruskan ke klien email pilihan pengguna. Banyak penerima membaca email mereka di ponsel atau tablet mereka. Cara terbaik untuk memastikan bahwa semua audiens Anda dapat melihat semua format yang dimaksud adalah dengan menuliskannya sebagai memo dan menyimpannya sebagai file pdf. File ini seperti gambar yang dapat dibaca secara universal di sebagian besar platform.

# 5 Apakah akan dicetak?

Ini sesuai dengan pertanyaan sebelumnya. Jika ya, Anda ingin membuatnya semudah mungkin bagi pembaca Anda untuk menekan tombol cetak itu – jadi gunakan catatan. Jika jawabannya tidak, aktifkan email ini.

#6 Seberapa sensitif informasinya?

Bahkan dengan penafian yang panjang setelah tanda tangan Anda, penerusan email dilakukan dengan cepat dan mudah. Jika Anda mendiskusikan informasi kepemilikan, data pelanggan, atau apa pun yang mungkin memengaruhi bisnis secara keseluruhan, mungkin sebaiknya Anda memiliki catatan tertulis yang sebenarnya. Mengirim yang tidak bersalah atau membalas semua dapat menyebabkan kerusakan yang tidak dapat diperbaiki. Pertimbangkan bagaimana informasi tersebut dapat membahayakan atau membantu pesaing Anda, dan seberapa besar kemungkinan mengambil bagian dari komunikasi Anda di luar konteks. Sulit, paling banter, untuk memiliki kendali penuh atas audiens yang dijangkau email. Yang terbaik adalah berbagi informasi sensitif dalam media yang lebih formal dan terkendali.

# 7 Di mana audiens saya?

Jika Anda harus mengomunikasikan sesuatu kepada sekelompok besar orang di sekelompok besar tempat yang berbeda, email sejauh ini adalah yang paling ekonomis. Jika memenuhi semua kriteria untuk korespondensi yang lebih lama atau lebih formal, pertimbangkan hibrida: penjelasan singkat email dengan lampiran pdf (atau tautan) ke catatan.

Sekarang kamu tau!

Dengan menjawab tujuh pertanyaan di atas, Anda dapat menilai cara terbaik untuk mengirim informasi yang harus dikirim. Lihat artikel saya yang lain tentang cara menulis lebih efektif untuk audiens yang beragam.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Check Also
Close
Back to top button
Close
Close